Maaştan kesilen sendika aidatlarının KBS üzerinden nasıl izlendiği, kesinti listesinin nasıl işlendiği ve aidatı gelmeyen üyelerin nasıl tespit edildiği.
Kamu görevlilerinin sendika aidatı maaşlarından kesilir. Kesinti, ödemeyi yapan harcama biriminin bağlı olduğu muhasebe birimi tarafından sendikanın hesabına aktarılır. Sendika için asıl mesele, bu paranın hangi üyeden geldiğini ve hangi üyeden gelmediğini düzenli olarak bilmektir.
KBS kesinti listesi nedir?
Hazine ve Maliye Bakanlığının Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS), maaş bordrolarının hazırlandığı ortamdır. Sendika yetkilileri, e-Devlet üzerindeki "KBS Sendika Kesintileri" uygulamasıyla kendi sendikalarına ait kesinti listesine ulaşabilir. Liste; üyenin TC kimlik numarası, adı soyadı, kurumu, saymanlığı ve kesilen tutar gibi bilgileri içerir.
Liste elde olunca yapılması gerekenler
- Eşleştirme: Listedeki her satır sendikanın üye kaydıyla TC kimlik numarası üzerinden eşleştirilir.
- Kayıtsız aidatçılar: Aidatı kesilen ama sendikada kaydı görünmeyen kişiler ayrılır. Bunlar çoğu zaman eksik girilmiş kayıtlardır.
- Aidatı gelmeyenler: Sendikada aktif görünen ama o dönem kesintisi olmayan üyeler listelenir. Kaç aydır gelmediği önemlidir; tek ay bordro gecikmesi olabilir, üç ay ise bir sorun işaretidir.
- Nakiller: Bir önceki aya göre saymanlığı ya da kurum kodu değişen üyeler işaretlenir. Bu üyeler başka bir ile ya da kuruma geçmiştir; temsilcilik bilgisinin güncellenmesi gerekir.
Elle yapıldığında neden zor?
Kesinti listesi her ay binlerce satır olabilir. Excel'de düşey arama ile eşleştirme yapmak mümkün ama her ay aynı işi tekrar etmek, TC numarasının başındaki sıfırların kaybolması, kurum adlarının farklı yazılması gibi küçük sorunlar büyük hatalara dönüşür. Kurum değiştiren üyeyi fark etmek ise iki ayın listesini yan yana koymayı gerektirir.
SendikaPro'da nasıl işliyor?
KBS'den alınan liste ilgili dönem için sisteme yüklenir. Kayıtlar TC ile üyelere otomatik eşleşir; eşleşmeyenler "kayıtsız aidatçılar" ekranına düşer. Aidatı gelmeyen üyeler il, ilçe, kurum ve birim filtresiyle listelenir; saymanlık ve kurum kodu değişen üyeler nakil olarak kendiliğinden kaydedilir. Aidat dağılımı il ve şube bazında raporlanır, liste Excel'e aktarılıp temsilcilere gönderilebilir.
Böylece aylık kesinti listesi bir dosya olmaktan çıkar; üye takibinin, Mayıs sayımının ve temsilci performansının temel verisine dönüşür.
