Sendikalar İçin KEP ve e-Yazışma (EYP) Rehberi

Sendikaların yazışmalarının büyük bölümü kamu kurumlarıyladır: üyelik üst yazıları, işyeri temsilcisi bildirimleri, toplantı ve izin talepleri, görüş yazıları. Kurumlar bu yazışmaları giderek daha fazla elektronik ortamda yürütüyor. Bunun üç yapı taşı var: KEP, EYP ve DETSİS.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta)

KEP, gönderimin ve teslimin hukuki olarak ispatlanabildiği elektronik posta hizmetidir. Taahhütlü mektubun elektronik karşılığı gibi düşünülebilir. Gönderen, iletinin ne zaman teslim edildiğini belgeleyebilir. KEP hesabı yetkili KEP hizmet sağlayıcılarından alınır.

EYP (e-Yazışma Paketi)

Kamu kurumlarıyla elektronik resmî yazışma, Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisinin yayımladığı e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun paketlerle yapılır. EYP; yazının kendisini, eklerini, dağıtım bilgisini, üst veriyi ve elektronik imzayı tek bir pakette taşır. Paket KEP üzerinden gönderilir.

DETSİS

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS), kamu kurumlarının ve birimlerinin resmî kayıtlarını tutar. Kurumların KEP adresleri de burada kayıtlıdır. Yazının doğru birime gitmesi için muhatabın DETSİS'teki güncel bilgisinin bilinmesi gerekir.

Sendikanın evrak düzenine nasıl oturur?

• Giden evrak sayı numaratörüyle numaralanır, imza yetkilisine düşer.
• İmzalanan yazı gerekiyorsa EYP olarak paketlenir ve KEP ile gönderilir.
• Kurumdan gelen KEP iletileri ekleriyle birlikte gelen evrak olarak kaydedilir, ilgili birime havale edilir.
• Muhatap birim listesi DETSİS'ten güncel tutulur; yazı yanlış birime gitmez.

SendikaPro'da

KEP hesabı sisteme bağlanır; gelen iletiler düzenli aralıklarla ekleriyle birlikte içeri alınır, adres defteri ve gönderim aynı ekrandadır. Resmî yazılar e-Yazışma Paketi olarak tek tek veya toplu üretilir ve imzalanır. Kurum birim listesi DETSİS'ten haftalık olarak otomatik güncellenir. Üyelik üst yazıları ise üst yazısı çıkmamış yeni üyeler toplanarak ilgili ilçe muhatabına tek tıkla hazırlanır.